Het keurmerkdossier van je club, bijgehouden waar je leden al staan
Wie het Keurmerk Vechtsportautoriteit wil halen of houden, moet kunnen aantonen dat de VOG's van zijn lesgevers actueel zijn en dat de club aan de eisen voldoet. Dat werk zit vandaag in een map, een gedeelde schijf en het hoofd van één bestuurslid. Fightclubs houdt het bij naast de ledenadministratie, waarschuwt op tijd, en zet er in één klik een dossier van dat je meestuurt met de aanvraag.
Fightclubs is de enige leden-app in de Benelux met een keurmerk- en VOG-dossier ingebouwd. Ledenbeheer, de deur, de betalingen én het papierwerk voor het keurmerk in dezelfde app — geen tweede systeem, geen tweede login, en niets dat je twee keer intikt.
Wie lesgeeft, en met welk papier
Per lesgever, vrijwilliger of bestuurder houdt de app bij welke bewijsstukken er zijn: een VOG, een trainersdiploma. De app rekent zelf het oordeel uit — dat wordt nooit opgeslagen, dus het kan ook nooit verouderen in de database.
Vier oordelen: Geldig, Vernieuwen nodig, Verlopen en Ontbreekt — een vereist stuk dat er nooit was, leest anders dan een stuk dat verlopen is, want dat is een ander telefoontje
Een VOG krijgt standaard twaalf maanden: het keurmerk vraagt er een die niet ouder is dan een jaar. Je kan de vervaldag per bewijsstuk overschrijven
De waarschuwing valt zestig dagen vooraf, niet zeven: een VOG aanvragen loopt via Justis en duurt weken
Wat openstaat, komt mee in de maandagmail aan het bestuur — ontbrekende, verlopen en te vernieuwen stukken apart geteld. Staat er niets open, dan zwijgt die regel
Het personenregister, met de vier oordelen naast elkaar
De club-eisen als afvinklijst
Naast de papieren van personen kijkt een keurmerkaudit naar de club zelf. Die eisen staan in de app als een lijst die je afvinkt: Open, In behandeling of Voldaan, met de datum waarop je ze beoordeeld hebt, wanneer ze opnieuw moet en een notitie waarin staat wat er nog schort.
Je begint met tien eisen die er al in staan; je past ze aan, gooit ze weg of voegt er zelf toe
Geen vaste lijst in de code: verandert de Vechtsportautoriteit iets aan de eisen, dan pas je dat zelf aan zonder op ons te wachten
Bovenaan staat hoe ver je staat — "7 van de 10 eisen voldaan · 3 bewijsstukken vragen actie"
Waarmee je begint — de tien eisen die er al in staan:
Minstens één gekwalificeerde trainer
VOG's van de lesgevers actueel
Gedragscode vastgesteld en zichtbaar
Vertrouwenscontactpersoon aangesteld
Aannamebeleid vrijwilligers
Inschrijving Kamer van Koophandel actueel
Ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering
EHBO-voorziening op orde
Huisregels zichtbaar
Meldprocedure grensoverschrijdend gedrag
Elk met een toelichting erbij, zodat je niet moet raden wat er bedoeld wordt.
Eén bestand voor de auditeur
Als de aanvraag of de hercontrole eraan komt, hoef je niets samen te stellen. Eén klik geeft je het hele dossier — de club-eisen en het personenregister onder elkaar, met de stand van vandaag.
Printbaar dossier: een gewone pagina die je naar pdf print en meestuurt
Export CSV: alles in één bestand, met een kolom die club-eisen en personenregister uit elkaar houdt — een auditeur wil het in één keer doornemen, niet drie lijsten naast elkaar leggen
Onderaan het dossier staat zwart op wit dat het alleen gegevens over de documenten bevat, en dat de originelen bij het secretariaat liggen
Het printbare dossier — print naar pdf en stuur mee
Alleen gegevens over de documenten — nooit een kopie. Fightclubs bewaart de soort, de omschrijving, het documentkenmerk, de afgiftedatum en de vervaldag. Geen scan van een VOG, geen foto van een diploma. De originele stukken blijven bij het secretariaat, waar ze horen: dat scheelt je een bewaartermijn, een verwerkersdiscussie en het risico dat gevoelige documenten in een app rondslingeren.
Het register is bovendien alleen zichtbaar voor staff, en het verdwijnt netjes mee als een lid wordt samengevoegd of bij de AVG-opruiming uit de database gaat.
Wat het kost: niets extra. Het keurmerkdossier zit in de huur, in beide formules — zie de prijzen. Het is een vlag per club en staat standaard uit, want een Belgische club heeft er niets aan; zeg dat je hem wil en we zetten hem aan. Voor clubs die met het Keurmerk Vechtsportautoriteit werken, is dat een kwestie van minuten.
Kijk het eerst zelf na
In de Nederlandse demo staat het keurmerkdossier aan, met een club die er middenin zit: één VOG ontbreekt, één verloopt binnenkort, één is verlopen. Klik in als coach — geen account, geen mail.
Fightclubs
