Het keurmerkdossier van je club, bijgehouden waar je leden al staan
Wie het Keurmerk Vechtsportautoriteit wil halen of houden, moet kunnen aantonen dat de VOG's van de lesgevers actueel zijn en dat de club aan de eisen voldoet. Dat werk zit vandaag in een map, een gedeelde schijf en het hoofd van één bestuurslid. Fightclubs houdt het bij naast de ledenadministratie, waarschuwt op tijd, en maakt er een printbaar dossier (naar pdf) en een CSV-export van die je zelf meestuurt met de aanvraag of de herkeuring.
Fightclubs is de enige leden-app in de Benelux met een keurmerk- en VOG-dossier ingebouwd. Ledenbeheer, de deur, de betalingen én het papierwerk voor het keurmerk in dezelfde app — geen tweede systeem, geen tweede login, en niets dat je twee keer intikt.
Wie lesgeeft, en met welk papier
Per lesgever, vrijwilliger of bestuurder houdt de app bij welke bewijsstukken er zijn: een VOG, een EHBO/BHV-certificaat, een trainerslicentie, een diploma. De app rekent zelf het oordeel uit — dat wordt nooit opgeslagen, dus het kan ook nooit verouderen in de database.
Vier oordelen: Geldig, Vernieuwen nodig, Verlopen en Ontbreekt — een vereist stuk dat er nooit was, leest anders dan een stuk dat verlopen is, want dat is een ander telefoontje
Een VOG telt voor het keurmerk hoogstens twaalf maanden na afgifte: het keurmerk vraagt er een die niet ouder is dan een jaar. Vul je een latere vervaldag in, dan rekent het oordeel toch met die twaalf maanden
Het oordeel wordt Vernieuwen nodig zestig dagen vóór de vervaldag: een VOG aanvragen loopt via Justis en duurt weken
Daarbovenop volgt een herinnering per e-mail 90, 30 en 7 dagen vóór een vervaldag, aan iedereen met een staff-account en, bij een bewijsstuk, ook aan de persoon zelf. Wie geen functie meer heeft, krijgt er geen meer
Wat openstaat, komt mee in het weekoverzicht van de maandag — ontbrekende, verlopen en te vernieuwen stukken apart geteld, en eisen die opnieuw beoordeeld moeten worden. Staat er niets open, dan zwijgt die regel
Het personenregister, met de vier oordelen naast elkaar
De club-eisen als afvinklijst
Naast de papieren van personen kijkt een keurmerkaudit naar de club zelf. Die eisen staan in de app als een lijst die je afvinkt: Open, In behandeling of Voldaan, met de datum waarop je ze beoordeeld hebt, wanneer ze opnieuw moet en een notitie waarin staat wat er nog schort.
Je begint met elf eisen die er al in staan, ingedeeld in zes thema's: de vijf thema's van het keurmerk plus Organisatie voor de bestuurlijke stukken. Je past ze aan, gooit ze weg of voegt er zelf toe
Geen vaste lijst in de code: verandert de Vechtsportautoriteit iets aan de eisen, dan pas je dat zelf aan zonder op ons te wachten
Een voldane eis met een beoordelingsdatum die voorbij is, telt niet meer als voldaan: hij staat als "opnieuw te beoordelen", ook in het weekoverzicht
Bovenaan staat hoe ver je staat — "Dossier 74 % gereed (14 van 19 punten)" en daaronder bijvoorbeeld "7 van de 11 eisen voldaan · 3 bewijsstukken vragen actie". Het percentage is gewoon behaalde punten gedeeld door alle punten: één punt per club-eis en één per persoon per soort bewijsstuk
Waarmee je begint — de elf eisen die er al in staan, per thema:
Locatie en materialen: accommodatie en trainingsmateriaal veilig
Gezondheid: EHBO-voorziening op orde
Sporttechnisch kader: minstens één gekwalificeerde trainer
Gedragsregels: gedragscode vastgesteld en zichtbaar; huisregels zichtbaar
Grensoverschrijdend gedrag: VOG's van de lesgevers actueel; vertrouwenscontactpersoon aangesteld; aannamebeleid vrijwilligers; meldprocedure grensoverschrijdend gedrag
Organisatie: inschrijving Kamer van Koophandel actueel; ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering
Elk met een toelichting erbij, zodat je niet moet raden wat er bedoeld wordt.
Je herkeuring in beeld
Vul in de app de datum van je herkeuring in, en eventueel sinds wanneer je het keurmerk hebt. Het keurmerkscherm zegt dan wat er vóór die dag vervalt, zodat je niet pas bij de auditeur ontdekt dat een stuk net te oud is.
Per stuk de vervaldag erbij: een VOG, een EHBO/BHV-certificaat, een licentie, of een voldane eis met een beoordelingsdatum vóór de herkeuring. Een stuk dat precies op de herkeuringsdag vervalt, geldt die dag nog
Ook de herkeuring zelf krijgt een herinnering: 90, 30 en 7 dagen vooraf, per e-mail aan iedereen met een staff-account
Het printbare dossier noemt de herkeuringsdatum bovenaan
Liever eerst op papier? De gratis Keurmerk-check rekent op dezelfde manier met je eigen datums, zonder account. En de printbare herkeuringschecklist loopt de zes thema's af, ook als PDF.
Eén bestand voor de auditeur
Als de aanvraag of de hercontrole eraan komt, hoef je niets samen te stellen. Het keurmerkscherm geeft je het hele dossier — de club-eisen en de bewijsstukken van je personen onder elkaar, per keurmerkthema, met de stand van vandaag.
Printbaar dossier: een gewone pagina die je naar pdf print en zelf meestuurt, met per thema de eisen en de bewijsstukken, de gereedheid en de herkeuringsdatum bovenaan
Export CSV: alles in één bestand, met een kolom voor de rubriek (club-eis of bewijsstuk) en een kolom voor het thema — een auditeur wil het in één keer doornemen, niet drie lijsten naast elkaar leggen
Onderaan het dossier staat zwart op wit dat het alleen gegevens over de documenten bevat, en dat de originelen bij het secretariaat liggen
Het printbare dossier — print naar pdf en stuur mee
Alleen gegevens over de documenten — nooit een kopie. Fightclubs bewaart de soort, de omschrijving, het documentkenmerk, de afgiftedatum, de vervaldag en een eventuele notitie. Geen scan van een VOG, geen foto van een diploma. De originele stukken blijven bij het secretariaat, waar ze horen: dat scheelt je een bewaartermijn, een verwerkersdiscussie en het risico dat gevoelige documenten in een app rondslingeren.
Het register is bovendien alleen zichtbaar voor staff, en het verdwijnt netjes mee als een lid wordt samengevoegd of bij de AVG-opruiming uit de database gaat.
Wat het kost: niets extra. Het keurmerkdossier zit in de huur, in beide formules — zie de prijzen. Het is een vlag per club en staat standaard uit, want een Belgische club heeft er niets aan; zeg dat je hem wil en we zetten hem aan. Voor clubs die met het Keurmerk Vechtsportautoriteit werken, is dat een kwestie van minuten.
Voor Nederlandse sportscholen
Een sportschool in Nederland: wat de app doet, en wat niet
Het Keurmerk Vechtsportautoriteit is een Nederlands keurmerk, en dit dossier is gebouwd voor de sportscholen die het halen of houden. Eén site en één prijs voor België en Nederland: het dossier zit in de huur, zie de prijzen.
Wat de app bijhoudt
Per lesgever, vrijwilliger en bestuurder: VOG, EHBO/BHV-certificaat, trainerslicentie en diploma, elk met vervaldag en oordeel (Geldig, Vernieuwen nodig, Verlopen of Ontbreekt). Voor de club: elf eisen in zes keurmerkthema's, de herkeuringsdatum en een gereedheidspercentage.
Bijhouden
Wat de app je meldt
Een herinnering per e-mail 90, 30 en 7 dagen vóór een vervaldag of de herkeuring, aan de beheerders en coaches en, bij een bewijsstuk, ook aan de persoon zelf. Elke maandag een weekoverzicht met wat openstaat. Wat vervalt vóór je herkeuring, staat apart op het keurmerkscherm.
Melden
Wat je eruit haalt
Een printbaar dossier per keurmerkthema dat je naar pdf print, en een CSV-export met alle rijen. Alleen gegevens over de documenten, nooit een scan of kopie: de originelen blijven bij het secretariaat.
Meenemen
De app verleent geen keurmerk en dient niets in. Het keurmerk komt van de Vechtsportautoriteit en de auditeur beoordeelt je dossier zelf. Fightclubs heeft geen koppeling met de Vechtsportautoriteit: je print of exporteert het dossier en stuurt het zelf mee. Voldaan betekent dat iemand van je club de eis zo beoordeelde, niet dat een auditeur dat deed.
Ook de gratis Keurmerk-check en de herkeuringschecklist zijn hulpmiddelen van Fightclubs, geen documenten van de Vechtsportautoriteit.
Eerst zelf proberen? Doe de gratis Keurmerk-check met je eigen datums, print de herkeuringschecklist, of klik als coach rond in de Nederlandse demo: een fictieve club met het keurmerkdossier aan, zonder account of mail.
Kijk het eerst zelf na
In de Nederlandse demo staat het keurmerkdossier aan, met een club die er middenin zit: stukken die ontbreken, vernieuwd moeten worden of verlopen zijn, en een herkeuring waarvóór vier stukken vervallen. Klik in als coach — geen account, geen mail. Of doe eerst de gratis Keurmerk-check met je eigen data: wat vervalt er vóór je herkeuring?
Fightclubs
